Rubriką rengia Rimantas Stanevičius, PVPA valdybos pirmininkas, advokatų kontoros „Ellex Valiūnas ir partneriai“ darbo teisės advokatas.
Sveiki,
Šiandien norėtumėme sureaguoti į ne vieną kartą judintas, bet neprarandančias savo aktualumo iniciatyvas, susijusias su tema – „Personalo valdymas be popieriaus“. Konkrečiai, ši žinutė skirta tiems, kurie svarsto, ar pradėti, kaip pradėti, nuo ko pradėti ir t.t.
Ar tai teisėta? Matyt, tai yra vienas iš klausimų, kuris stabdo prieš pradedant. Trumpas atsakymas yra: taip, tai teisėta. Tai nepaneigia reikalavimų, kurie taikomi popierinių dokumentų pavertimui elektroniniais, tačiau pats dokumentų skaitmenizavimas yra teisėtas ir net sveikintinas. Kam reikia daugiau argumentų – galima pacituoti Darbo kodekso 25 str. 2 d.:
„<..> Dokumentų ir informacijos tinkamu pateikimu raštu laikomi tie atvejai, kada duomenys perduodami įprastai naudojamomis informacinių technologijų priemonėmis (elektroniniu paštu, mobiliaisiais įrenginiais ir kita) su sąlyga, kad įmanoma nustatyti informacijos turinį, jos pateikėją, pateikimo faktą ir laiką, taip pat sudarytos protingos galimybės ją išsaugoti. <..>.“
Nuo ko pradėti? Apibendrinant sėkmingas praktikas tų, kurie pradėjo ir kuriems pavyko, galima pasakyti, kad pradėti geriau nuo mažiau, o ne nuo visiško organizacijos perversmo. Žanro klasika šioje srityje yra atostogų prašymai/įsakymai. Kita opcija – komandiruočių įsakymai.
Reikalingos tvarkos. Bet kokio privalomo dokumento skaitmenizavimą geriausia pradėti nuo vidinės tvarkos paruošimo, kuri paaiškins, kaip viskas veiks. Tarkim, jei atostogų prašymus/įsakymus keičiam į elektroninius laiškus – ši tvarka turėtų aiškiai išdėstyti, kam reiktų siųsti prašymus, kas juose turėtų būti užfiksuota, nuo kada laikoma, kad atostogos suteiktos, kas tai patvirtina ir t.t.
Kas dar svarbu? Einant bet kokiu skaitmenizavimo keliu IT sistema turėtų būti pakankama, kad įvykdytų aukščiau aptartus teisės aktų reikalavimus, t.y. reikalui esant mes turime galėti įrodyti kas, ką ir kam siuntė bei kada tai darė. Kaip ir visais atvejais – įrodinėjimo pareiga lieka darbdaviui.
O galima pradėti paprasčiau? Galima. Kaip praktika rodo – popieriaus personalo valdyme atsisakymas galimas ne tik dokumentus skaitmenizuojant. Panašių rezultatų galima pasiekti atsisakant tų dokumentų, kurie neprivalomi. Keli galimi pavyzdžiai – darbuotojo prašymas priimti į darbą (pasirašius darbo sutartį jis netenka prasmės, tiesa sakant, nepasirašius taip pat). Tą patį galima būtų pasakyti ir apie darbuotojo prašymus dėl darbo sutarties pakeitimo (tarkim, didinant atlyginimą ir t.t.). Tad paprastesnė pradžia galėtų būti įvertinimas, kokius dokumentus šiai dienai kuriame, ir nuspręsti, kurie iš jų nėra būtini. Patarimas iš praktikos – tai darydami, nepamirškite įtraukti buhalterijos.
???
Na, ir trumpam grįžtant prie ankstesnių temų (konkrečiai, įvairių rūšių premijų). Gavome klausimą, ar visos premijos apmokestinamos vienodai. Atsakymas – taip. Nepriklausomai nuo to, ar premija patenka į VDU, ar ne, mokestine prasme ji „kainuoja“ tiek pat.
